IT-Notfallplan für kleine und mittlere Unternehmen
Wenn der Server steht oder ein Trojaner Dateien verschlüsselt, bleibt keine Zeit zum Nachdenken. Ein IT-Notfallplan nimmt Ihnen die wichtigsten Entscheidungen vorher ab.
Ein IT-Notfallplan beschreibt schriftlich, welche Sofortmaßnahmen bei Serverausfall, Datenverlust oder Hackerangriff gelten, welche Personen zu benachrichtigen sind und welche Systeme zuerst wieder laufen müssen. Dieser Leitfaden zeigt Unternehmen in Frankfurt und Rhein-Main, wie Sie mit überschaubarem Aufwand einen Plan erstellen, der im Ernstfall auch ohne IT-Fachleute funktioniert.
Was ein IT-Notfallplan leisten muss
Im Ernstfall ist oft die Person am Telefon, die gerade im Büro ist, nicht die, die sich am besten auskennt. Der Plan muss deshalb so geschrieben sein, dass auch die Empfangskraft oder die Büroleitung die ersten Schritte richtig macht.
Ein guter IT-Notfallplan beantwortet drei Fragen: Was ist sofort zu tun, wer wird informiert, und in welcher Reihenfolge kommt der Betrieb wieder in Gang? Er ersetzt keine Datensicherung und keinen Dienstleister, sorgt aber dafür, dass beide im Notfall schnell zum Einsatz kommen.
Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik beschreibt im BSI-Standard 200-4 ein umfassendes Notfallmanagement. Für kleine und mittlere Unternehmen genügt meist eine schlanke Fassung, die auf wenige Seiten passt und tatsächlich gelesen wird.
Vorarbeit: Welche Systeme sind für Ihren Betrieb kritisch?
Bevor Sie Abläufe festlegen, sollten Sie wissen, worauf Ihr Unternehmen am wenigsten verzichten kann. Fragen Sie in jedem Bereich nach: Wie lange können Sie ohne dieses System weiterarbeiten, und was passiert danach?
Typische Kandidaten sind E-Mail und Kalender, die Fachsoftware mit ihren Datenbanken, die Dateiablage, Telefon und Internet. In einer Steuerkanzlei steht kurz vor Abgabeterminen die Buchhaltungssoftware ganz oben, in einer Arztpraxis die Praxisverwaltung. Aus den Antworten ergibt sich die Reihenfolge, in der Systeme nach einem Ausfall wiederhergestellt werden.
Halten Sie für jedes kritische System fest, wo es läuft, wer es betreut und wie es gesichert wird. Diese Liste ist der Kern Ihres Notfallplans.
Typische Notfälle und die ersten Schritte
Diese Sofortmaßnahmen sollten in Ihrem Plan stehen. Danach übernimmt Ihr IT-Dienstleister.
Verschlüsselungstrojaner
Betroffene Geräte sofort vom Netzwerk trennen, Kabel ziehen oder WLAN abschalten. Nicht weiterarbeiten, nichts löschen und keine Lösegeldforderung beantworten.
Server fällt aus
Prüfen, ob Strom und Netzwerk anliegen, dann den IT-Dienstleister anrufen. Keine Neustarts auf eigene Faust, wenn Datenbanken laufen.
Internet ist weg
Störungsmeldung beim Anbieter mit Kundennummer aufgeben. Klären, ob Mobilfunk-Hotspots als Überbrückung für dringende Aufgaben reichen.
E-Mail-Konto gekapert
Kennwort ändern, alle Sitzungen abmelden, Weiterleitungsregeln prüfen und Geschäftspartner warnen, falls bereits betrügerische Mails verschickt wurden.
Laptop verloren oder gestohlen
Gerät und Konten sperren lassen, Fernlöschung veranlassen und prüfen, ob personenbezogene Daten betroffen sind.
Wasser, Feuer, Stromausfall
Personen zuerst in Sicherheit bringen. Danach klären, ob Sicherungen außerhalb des Büros vorhanden sind und wo ein Notbetrieb möglich ist.
Die Kontaktliste: kurz, aktuell und auf Papier
Wenn das Netzwerk verschlüsselt ist, sind auch die Kontakte in Outlook nicht erreichbar. Drucken Sie die Kontaktliste deshalb aus und legen Sie Kopien an mindestens zwei Orten ab, etwa im Büro und bei der Geschäftsführung zu Hause. Auf die Liste gehören:
- Wer im Unternehmen entscheidet und wer vertritt, mit privater Mobilnummer
- Ihr IT-Dienstleister mit Telefonnummer und Kundennummer
- Internet- und Telefonanbieter, Hotlines der Fachsoftware
- Versicherung, insbesondere eine Cyberversicherung mit ihrer Meldenummer
- Datenschutzbeauftragte oder Datenschutzbeauftragter
- Zuständige Behörden für Anzeige und Datenschutzmeldung
Meldepflichten nach einem Vorfall in Hessen
Sind personenbezogene Daten betroffen, etwa durch einen Angriff oder einen gestohlenen Laptop, verlangt die DSGVO in vielen Fällen eine Meldung an die Aufsichtsbehörde spätestens 72 Stunden nach Bekanntwerden. Für Unternehmen in Frankfurt und ganz Hessen ist das der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit in Wiesbaden. Bei hohem Risiko müssen zusätzlich die betroffenen Personen informiert werden.
Cyberangriffe sollten Sie außerdem bei der Polizei anzeigen. In Hessen gibt es dafür beim Landeskriminalamt eine Zentrale Ansprechstelle Cybercrime für Unternehmen. Prüfen Sie zudem, welche Fristen Ihre Versicherung für die Schadensmeldung setzt.
Die Bewertung, ob eine Meldung nötig ist, gehört nicht in die Hektik der ersten Stunde. Legen Sie deshalb im Plan fest, wer sie trifft, und binden Sie Ihren externen Datenschutzbeauftragten früh ein.
In vier Schritten zum eigenen IT-Notfallplan
Bestand und Prioritäten
Kritische Systeme, ihre Betreuer und ihre Sicherungen auflisten und in eine Reihenfolge für den Wiederanlauf bringen.
Zuständigkeiten festlegen
Bestimmen, wer im Notfall entscheidet, wer den Dienstleister anruft und wer Mitarbeitende, Kunden und Behörden informiert.
Plan schreiben
Sofortmaßnahmen, Kontaktliste und Wiederanlauf in einfacher Sprache festhalten, ausdrucken und an bekannten Orten ablegen.
Üben und aktualisieren
Mindestens einmal im Jahr eine Rücksicherung testen und den Plan durchsprechen. Nach jedem Wechsel von Personal, Anbieter oder System die Angaben anpassen.
Was Ihr IT-Dienstleister zum Notfallplan beiträgt
Den Plan verantwortet Ihr Unternehmen, die technischen Grundlagen liefert der Dienstleister. Wenn LOROP Ihre IT in Frankfurt betreut, unterstützen wir Sie dabei mit:
- einer aktuellen Dokumentation Ihrer Systeme und Zugänge
- einer Datensicherung, deren Rücksicherung regelmäßig geprüft wird
- Schutzmaßnahmen aus dem Bereich IT-Sicherheit, damit der Ernstfall seltener eintritt
- einem IT-Notdienst für Kunden in laufender Betreuung, auch außerhalb der üblichen Servicezeiten
- Technikern, die bei Bedarf direkt aus Frankfurt zu Ihnen ins Büro kommen
Passende Leistungen
IT-Notdienst
Niemand kommt an seine Daten, das Telefon steht still oder eine verdächtige Nachricht verlangt Lösegeld. Rufen Sie uns an, wir kümmern uns per Fernwartung oder vor Ort.
Datensicherung & Backup
Ein Backup ist erst dann etwas wert, wenn sich die Daten im Ernstfall zurückholen lassen. Wir planen Ihre Sicherung, überwachen sie und testen die Wiederherstellung.
IT-Sicherheit
Die meisten Angriffe auf kleine und mittlere Firmen sind nicht raffiniert, sondern nutzen alte Lücken, schwache Passwörter und unachtsame Klicks. Genau dort setzen wir an.
IT-Betreuung & Managed Services
Sie wollen sich um Ihr Geschäft kümmern, nicht um Server, Updates und Druckerprobleme. Wir übernehmen den laufenden Betrieb Ihrer IT und sind Ihre IT-Abteilung.
Häufige Fragen
Die Geschäftsführung, denn es geht um Entscheidungen über den Betrieb, Kommunikation mit Kunden und rechtliche Meldungen. Die Pflege der Inhalte kann sie an die Büroleitung übertragen, die technischen Angaben liefert der IT-Dienstleister.
Ja. Die Sicherung sorgt dafür, dass Daten wiederherstellbar sind. Der Plan regelt, wer den Ausfall bemerkt, wen er anruft, was bis zur Wiederherstellung passiert und welche Meldungen nötig sind.
So kurz wie möglich. Wenige Seiten mit Kontaktliste, Sofortmaßnahmen und Reihenfolge des Wiederanlaufs sind wirksamer als ein dicker Ordner, den niemand kennt. Wichtig ist, dass alle Beteiligten wissen, wo der Plan liegt.
Unternehmen wenden sich an die Zentrale Ansprechstelle Cybercrime beim Hessischen Landeskriminalamt oder erstatten Anzeige bei jeder Polizeidienststelle. Verändern Sie betroffene Systeme bis dahin möglichst nicht, damit Spuren erhalten bleiben, und stimmen Sie das weitere Vorgehen mit Ihrem IT-Dienstleister ab.
Spielen Sie ein Szenario am Tisch durch, etwa einen Serverausfall am Montagmorgen, und gehen Sie den Plan Schritt für Schritt durch. Lassen Sie zusätzlich eine Rücksicherung testen. Lücken, die dabei auffallen, tragen Sie direkt nach.
