IT-Dienstleister wechseln: Schritt für Schritt zur geordneten Übergabe
Ein Wechsel des IT-Dienstleisters ist kein Sprung ins Ungewisse, wenn Sie die Reihenfolge einhalten und Zugänge, Unterlagen und Verträge rechtzeitig sichern.
Wer seinen IT-Dienstleister wechseln will, sollte erst den neuen Partner auswählen, dann alle Zugänge und Unterlagen sichern und zuletzt kündigen. Dieser Ratgeber zeigt Unternehmen in Frankfurt und Rhein-Main, was der bisherige Anbieter übergeben muss, wie die Übernahme abläuft und wie der Betrieb dabei ohne Unterbrechung weiterläuft.
Woran Sie merken, dass ein Wechsel ansteht
Selten gibt es den einen großen Anlass. Meist sammeln sich über Monate kleine Ärgernisse, bis die Zusammenarbeit mehr Kraft kostet, als sie spart. Typische Signale sind:
- Rückrufe dauern lange, und bei jedem Anruf müssen Sie das Problem neu erklären.
- Niemand kann Ihnen sagen, wann die Datensicherung zuletzt erfolgreich zurückgespielt wurde.
- Sie haben keine aktuelle Übersicht über Ihre Geräte, Lizenzen und Zugangsdaten.
- Der Dienstleister ist ein Einzelunternehmer ohne Vertretung, und Urlaub bedeutet für Sie Stillstand.
- Vorschläge zur Verbesserung kommen nie von selbst, sondern nur nach Störungen.
- Für Termine vor Ort muss jemand von weit her anreisen, und Sie warten entsprechend.
Die richtige Reihenfolge: erst auswählen, dann kündigen
Der häufigste Fehler ist eine Kündigung aus Ärger, bevor ein Nachfolger feststeht. Dann laufen Fristen, und die Übergabe gerät unter Zeitdruck. Besser ist es, in Ruhe Angebote einzuholen, sich für einen neuen Partner zu entscheiden und erst danach die Kündigung zu schreiben.
Prüfen Sie vorher Ihren bestehenden Vertrag: Kündigungsfrist, Laufzeit und mögliche Regelungen zur Übergabe am Vertragsende. Manche Verträge verlängern sich automatisch, wenn die Frist verpasst wird. Wenn Sie den neuen Vertrag prüfen, hilft unsere Checkliste für den IT-Servicevertrag.
Ideal ist eine Phase, in der beide Dienstleister parallel erreichbar sind. Der neue Partner kann sich einarbeiten, und bei offenen Fragen gibt es noch einen Ansprechpartner, der die alte Umgebung kennt.
Welche Unterlagen und Zugänge der alte Dienstleister übergeben muss
Ihre IT gehört Ihnen, auch wenn ein Dienstleister sie bisher verwaltet hat. Fordern Sie die folgenden Punkte schriftlich und mit Frist an, am besten zusammen mit der Kündigung:
- Administratorkonten für Server, Domäne, Firewall, Router, WLAN und Netzwerkgeräte
- Microsoft 365 oder andere Cloud-Dienste: Zugang mit globalen Administratorrechten und Angaben dazu, über wen die Lizenzen bezogen werden
- Domains und DNS: bei welchem Anbieter die Domains liegen, auf wen sie registriert sind und wie ein Umzug freigegeben wird
- Datensicherung: Speicherorte, eingesetzte Software, Verschlüsselungsschlüssel und Aufbewahrungsdauer
- Dokumentation des Netzwerks, der Server und der eingerichteten Dienste, so aktuell wie vorhanden
- Hersteller- und Lizenzportale, Seriennummern, Garantien und laufende Wartungsverträge
- Ansprechpartner und Kundennummern bei Internetanbieter, Telefonanbieter und Herstellern der Fachsoftware
So läuft die Übernahme durch den neuen Dienstleister
Bestandsaufnahme
Der neue Dienstleister erfasst Geräte, Server, Cloud-Dienste und Netzwerk und gleicht das mit den übergebenen Unterlagen ab. Lücken fallen hier auf, solange der alte Anbieter noch erreichbar ist.
Zugänge übernehmen
Alle Administratorkennwörter werden geändert, Fernwartungszugänge des Vorgängers entfernt und eigene Konten mit Mehrfaktor-Anmeldung eingerichtet. Danach kommt niemand Unbefugtes mehr in Ihre Systeme.
Sicherung prüfen
Bevor irgendetwas umgebaut wird, muss eine funktionierende Datensicherung stehen. Eine Probe-Rücksicherung zeigt, ob die Daten im Notfall wirklich zurückkommen.
Überwachung einrichten
Updates, Virenschutz und der Zustand von Servern und Sicherungen werden in die eigene Überwachung aufgenommen, damit Probleme früh auffallen.
Dokumentieren und aufräumen
Alles Gefundene wird dokumentiert. Offene Baustellen kommen auf eine Liste und werden nach Dringlichkeit abgearbeitet, nicht alle auf einmal.
Wenn der bisherige Anbieter nicht kooperiert
Die meisten Übergaben laufen sachlich ab. Kommt trotz Aufforderung nichts, bleiben Sie ruhig und dokumentieren Sie jede Anfrage mit Datum. Prüfen Sie im Vertrag, welche Pflichten zur Herausgabe vereinbart sind, und ziehen Sie bei Bedarf rechtlichen Rat hinzu.
Technisch lässt sich vieles auch ohne Mitwirkung zurückholen. Bei Microsoft 365 kann der Inhaber der Domain die Kontrolle über den Mandanten in der Regel über den Microsoft-Support nachweisen. Router und Firewalls lassen sich notfalls zurücksetzen und neu einrichten. Das kostet Zeit, ist aber machbar. Wichtig ist, dass Sie selbst die Verträge mit Domain-Anbieter und Lizenzgeber in der Hand haben oder übertragen bekommen.
Löschung und Auftragsverarbeitung regeln
Ihr bisheriger Dienstleister hatte Zugriff auf personenbezogene Daten und war damit Auftragsverarbeiter im Sinne der DSGVO. Mit dem Ende der Zusammenarbeit sollten Sie schriftlich bestätigen lassen, dass Kopien Ihrer Daten, etwa in externen Sicherungen, gelöscht oder an Sie übergeben wurden.
Mit dem neuen Dienstleister schließen Sie einen eigenen Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Wenn Sie dazu Unterstützung brauchen, hilft unser Angebot als externer Datenschutzbeauftragter in Frankfurt.
IT-Dienstleister wechseln in Frankfurt: Warum ein Termin vor Ort hilft
Vieles lässt sich per Fernzugriff erledigen, die erste Bestandsaufnahme gehört aber ins Büro. Dort zeigt sich, welche Geräte im Netzwerkschrank stecken, wo der Server steht, wie Drucker und Telefone angebunden sind und welche Provisorien im Alltag niemand mehr bemerkt.
LOROP übernimmt die IT von Unternehmen in Frankfurt und im Rhein-Main-Gebiet mit Technikern, die direkt aus Frankfurt zu Ihnen kommen. Sie bekommen einen festen Ansprechpartner mit Stellvertretung, der Ihre Umgebung nach der Übernahme kennt. Wie die laufende Betreuung danach aussieht, lesen Sie unter IT-Betreuung und Managed Services. Mehr zu uns als Partner für die gesamte IT finden Sie auf der Seite IT-Systemhaus Frankfurt.
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Häufige Fragen
Bei einer ordentlichen Kündigung in der Regel nicht, entscheidend sind die Frist und die Form, die Ihr Vertrag vorgibt. Eine sachliche, kurze Kündigung mit der gleichzeitigen Bitte um Übergabe der Unterlagen ist meist der beste Weg.
Ja, das ist sogar empfehlenswert. Während der Kündigungsfrist kann der neue Partner die Bestandsaufnahme machen und Rückfragen klären. Wichtig ist eine klare Absprache, wer in dieser Phase bei Störungen zuständig ist.
Ihrem Unternehmen, sofern sie für Sie angelegt wurden. Problematisch wird es, wenn Domains oder Verträge auf den Namen des Dienstleisters laufen. Lassen Sie sich das vor der Kündigung zeigen und veranlassen Sie bei Bedarf eine Übertragung auf Ihr Unternehmen.
Im besten Fall kaum. Die meisten Arbeiten finden im Hintergrund statt. Spürbar sind meist nur eine neue Telefonnummer für den Support, eine neue Fernwartungssoftware und gegebenenfalls neue Kennwörter.
Das hängt von Größe und Dokumentationsstand Ihrer Umgebung ab. Eine gut dokumentierte IT ist schnell übernommen, gewachsene Strukturen ohne Unterlagen brauchen mehr Zeit für die Bestandsaufnahme. Einen realistischen Zeitplan erhalten Sie nach dem ersten Termin vor Ort.
